Getting things done: Verzamelen

Getting things done: Verzamelen

Op zich is het erg fijn om een creatief mens te zijn. Ik verzin graag nieuwe projecten en ben altijd de eerste als het gaat om het meedenken en brainstormen met anderen. Over gave nieuwe business of nieuwe strategien om gezondheid te bevorderen. Toch heeft deze creatieve inborst ook een groot nadeel. Ik ben erg chaotisch. In mijn hoofd vaak even associatief als in de ideeën. Dit kan erg lastig zijn in het managen van je dagelijks werk. Dat was ook erg lastig, tot ik via lifehacking.nl gewezen werd op het boek “Getting things done” van David Allen.

Verzamelen

De eerste en wat mij betreft de belangrijkste stap in het proces is het verzamelen.

Wat verzamel je dan zoal? Nou eigenlijk alles. Van losse ideeën in mijn hoofd, tot onbetaalde rekeningen op de keukentafel en van kattebelletjes op een memoblaadje tot gespreksnotities.

Gedachten en terloopse ideeen

Allereerst ben ik op zoek gegaan naar een manier om alles wat in mijn hoofd op komt of wat mensen mij terloops melden in het voorbij gaan op een goede manier vast te leggen. Ik heb eerst geëxperimenteerd met de zgn. Hipster PDA, een knip en vouwwerkje waarmee je van een uitgeprint A4tje uit een voorgedrukt boekje kunt vouwen waar je alles in kunt opschrijven.

Opzich erg handig, maar toch niet. De blaadjes verfrommelen snel en het schrijft niet echt handig zo op een los velletje. Dit probleem heb ik trachten op te lossen door blaadjes te bundelen met een elastiek, en door er een kartonnetje achter te steken, echter ook dit bood geen soelaas. Eigenlijk zou ik een echt boekje of mapje moeten hebben ten grootte van een kwart A4…, maar waar vind je die dingen zo klein en handig dat je ze altijd in je binnenzak hebt, klaar om iets te noteren.

Uiteindelijk blijkt dan dat een gerichte zoekactie in de stad niets oplevert, maar een normale alledaagse boodschap bij de ACTION in Tilburg de ideale oplossing boodt: een zakboekje! Tussen de kinderdagboekjes lag hij het kleine zwarte opschrijfboekje met rode nepedelsteen erop en een kleine pen erbij. Ach voor die 0,50 kun je dat dan zeker niet laten liggen. Dit kleine boekje was ideaal van formaat en met een echte kleine pen erbij, nou ik zo blij als een kind mijn hipster PDA erin opgeborgen, maar wat bleek nu… de lege blaadjes van het boekje waren vele malen handiger om dingen in op te schrijven dan de rigide opgestelde HPDA die me weinig speelruimte gaf om te schrijven.

Afijn exit Hipster PDA en door met mijn ACTION-opschrijfboekje. Ideaal was het boekje zeker, beetje weinig blaadjes, maar het was handig. Uiteindelijk kon ik via mijn werkgever de volwassen variant krijgen van mijn 50ct. Kindernotitieboekje, een Moleskine. Dit boekwerk past in de binnenzak van mijn jasje en gaat dus altijd met me mee.

Eindelijk heb ik het systeem voor gedachten en terloopse afspraken vervolmaakt. Mijn advies is echt wat meer geld uit te geven aan een moleskine, ze zijn niet echt goedkoop, maar handig in gebruik. Vanwege de stugheid schrijft hij erg handig op de meest moeilijke plekken, zoals een telefoonnummer noteren op straat, is hij vanwege de ingelijmde elastiek goed compact bijeen te houden en vanwege zijn robuustheid overal en nergens op te bergen.

Fysieke materialen als papier en andere rondslingerende zaken

Het grote geheim achter goed verzamelen is een INBOX. Ik had al een INBOXbakje op mijn bureau sinds de start van mijn carrière, maar niemand had mij ooit verteld hoe een INBOX effectief kan zijn. Iedereen in mijn omgeving had er een, maar ik vrees dat niemand echt goed wist hoe een INBOX te beheren! David Allen vertelt in zijn boek dat een INBOX de fysieke vergaarbak is voor alles wat niet af is, of alles wat niet is zoals het hoort te zijn. Dat klinkt lastig, maar is logisch. Onbetaalde facturen, A4tjes met uitgeprinte tekst, memo’s, ingekomen post, you name it en ik gooi het achteloos, zonder te lezen in de INBOX. Deze INBOX verlicht mijn: waar-heb-ik-die-memo-ook-weer-gelaten-stress aanzienlijk, want alles wat vroeger in grote uitpuilende stapels op mijn bureau, op de grond of op de keukentafel slingerde, ligt nu netjes in mijn INBOX. Is daarmee je werk georganiseerd? Nee dat niet, het is ook maar de eerste stap in het hele proces, maar het is al een hele verbetering als alles waar nog iets mee moet worden gedaan bij elkaar ligt. Op de foto zie je mijn INBOX op mijn bureau. Voor de bakjes heb ik altijd een stapeltje lege A4tjes. Deze gebruik ik om nog snel een vlugge gedachte of een ToDo op te noteren om het hele vel vervolgens in de INBOX te gooien. De velletjes gebruik ik ook vaak om de ToDo’s en dingen waar ik nog wat mee moet te noteren uit gesprekken die ik heb gevoerd met mensen (in mijn Moleskine genotuleerd). Dus loop ik na elk gesprek de gesprekspunten langs, die in mijn Moleskine staan, en noteer alles waar ik nog wat mee moet op een velletje A4. Eén ding per vel!

Mobiele INBOX

David Allen beschrijft in zijn boek dat je slechts 1 INBOX mag hebben. De gedachte erachter is logisch, maar niet praktisch. Zo bevind mijn kantoor zich op de tweede verdieping en komt de post nog altijd binnen op de begane grond. Ik heb dan ook een zgn. Mobiele INBOX aan het systeem toegevoegd. Alles wat op de keukentafel verschijnt aan post en kaartjes, die nog in mijn adressenboek moeten stop ik in een L-mapje met een groot roodvoorblad erop (dat hij goed opvalt). Deze mobiele INBOX verhuisd 2x per week mee naar zolder alwaar de inhoud wordt gestort in de echte INBOX. zo komen de spullen die beneden rond slingeren en eigenlijk bijeengebracht moeten worden toch in de INBOX terecht.

David Allen vertelt terecht dat het GTD systeem valt of staat met de betrouwbaarheid. Als niet alles verzameld wordt in de INBOX blijven er losse eindjes rondslingeren in huis, op kantoor en in je hoofd. Deze maken dat je een hoop waardevolle zaken zult vergeten en dat komt je gemoedsrust weer niet ten goede. Pas dan wanneer je naar bed gaat met het idee dat alles waar je nog iets mee moet op 1 plek verzameld ligt ga je stressloos slapen.

Ow dat moet ik nog even doen

Wil je straks nog even kattenvoer meebrengen? De batterijen van de afstandsbediening zijn leeg! Lever je morgen nog een mijlpalenlijst aan? Kun je dit stuk nog even reviewen? Zomaar wat vragen die van dag tot dag op me worden afgevuurd. Allemaal zaken waar ik iets mee moet. Vanwege mijn aard ben ik geneigd om alles wat op me af komt direct te processen. Dus direct de aangeleverde tekst te lezen of me te verdiepen in het vraagstuk, of mijn jas aan te trekken om naar de supermarkt te rijden. Niet echt efficient, want wellicht dat ik zo op een dag wel 3x in de supermarkt kom en door alle vragen die op me worden afgevuurd alles wat ik in eerste instantie wilde doen niet heb kunnen doen.

Mijn oplossing voor dit probleem is een van de leukere GTD-speeltjes die ik heb: “Remember the milk”. Dit online todo-tooltje is meer dan een takenlijst met af te vinken taken. Het is een stuk gereedschap wat je overal en altijd tot je beschikking hebt. Op mijn computer thuis, op mijn werkplek en mobiel op mijn iphone. Overal heb ik mijn lijst bij me. RTM zoals de afkorting van de site luidt maakt het mogelijk om taken in te delen in verschillende lijsten en te voorzien van tags. Zo heb ik een lijst voor mijn GGDwerk, een lijst voor mijn eigen bedrijf en een aantal privelijsten. Met tags kan ik weer een selectie maken op taken door alle lijsten heen. Zoals boodschappen, vragen aan een bepaald persoon of telefoontjes die ik nog moet plegen.

Het enige dat ik in de stad hoef te doen is te kijken wat ik onder de tag ‘boodschappen’ heb gezet en voila de boodschappenlijst staat voor mijn neus. Ben ik in een bel-bui selecteer ik de telefoon-tag en ik heb een lijstje met belletjes die ik nog moet doen.

Het vullen van de lijst kan ik ook overal: aan de keukentafel, op de gang bij de GGD of tijdens een meeting ergens in de stad. Dus wanneer ik een vraag op mij krijg afgevuurd is mijn reactie tegenwoordig niet meer dat ik direct in de startblokken schiet, maar dat ik het noteer in ‘remember the milk’ en verder ga hetgeen ik aan het doen was. Niet dat het daarmee afgehandeld is, maar nu stel ik de taak even uit naar een moment dat ik even toe ben aan een nieuwe taak. Zo blijf ik de baas over mijn eigen agenda/takenlijst.

En of dat nog niet alles is zijn de takenlijsten ook nog te delen met andere mensen, dus binnen mijn GGDproject deel ik mijn lijsten met collega’s zodat we de juiste dingen doen en de taken goed kunnen verdelen en overzien.

Deel 3: Verwerken

Volgende posting ga ik in op mijn verwerkingssysteem. Ik heb heel wat werk zitten in een mooi archiefsysteem waar ik meer over ga vertellen. Tot dan.